Een bestaand bedrijfspand toekomstbestendig en energiezuinig maken en gelijktijdig een nieuw werkplaatsconcept integreren. In Woerden ging Volvo-dealer Hooftman de uitdaging aan. De resultaten mogen er zijn. Het nieuwe pand heeft meer functionaliteit, een fors lager energieverbruik en is ingericht volgens de principes van Volvo Personal Service (VPS).
Door Bas Snijder
Foto’s Herbert Wiggerman
Lees verder
Met vestigingen in Alphen a/d Rijn, Schoonhoven, Waddinxveen en Woerden is Hooftman Autobedrijven goed vertegenwoordigd in de regio. Sinds vijf jaar staat de derde generatie aan het roer van het familiebedrijf. Martine en Ivor Hooftman namen in 2014 het stokje over van hun vader Teun Hooftman en zijn compagnon Henk Hooftman. Ivor is verantwoordelijk voor sales, Martine voor aftersales.
De bedrijfsopvolging valt samen met een turbulente periode in de autobranche. Op het gebied van retail, aftersales en duurzaamheid moeten ondernemers belangrijke beslissingen nemen voor de toekomst. “Volvo rolt internationaal in combinatie met de nieuwe Volvo Retail Experience het Volvo Personal Service-concept uit”, vertelt Martine Hooftman. “Onze vestiging in Woerden was aan een restyling toe en we wilden onze positie in omgeving Woerden verstevigen, waardoor tot deze verbouwing is besloten.”
Circulaire economie
De bouwwerkzaamheden zijn uitgevoerd onder regie van oud-eigenaar Teun Hooftman. Zijn technische achtergrond en tientallen jaren aftersaleservaring kwamen daarbij uitstekend van pas. “We hebben dit pand in 2000 zelf nieuw laten bouwen. Voordat we begonnen aan deze verbouwing, hebben we alles zorgvuldig doorgerekend. We hebben kort over nieuwbouw nagedacht, maar dat was in deze tijd veel duurder geweest.
We kwamen tot de conclusie dat er rondom het pand genoeg ruimte was om onze plannen te realiseren.” Ook duurzaamheid speelde een rol bij deze afweging. “Verbouwen is duurzamer dan nieuwbouwen. Het past binnen de circulaire economie.” Teun Hooftman spreekt met bescheiden woorden over ‘een verbouwing’. In werkelijkheid is er bijna een compleet nieuw pand om en aan het oude pand gebouwd.
“Met het oog op VPS hadden we de aanpassingen kunnen beperken tot de werkplaats”, zegt Martine Hooftman. “Maar als je op dit moment kiest voor verbouwen, dan moet je het in één keer goed doen en zorgen dat je zoveel mogelijk waarde aan het pand toevoegt.”
In één keer goed
Waarde toevoegen aan een bestaand bedrijfspand kan op verschillende manieren. Teun, Ivor en Martine Hooftman stelden vooraf een lijst op met eisen en wensen. Martine Hooftman: “De werkplaats, de receptie en het magazijn zijn ingericht volgens de VPS-voorschriften. Daarnaast wilden we de showroom moderniseren met nieuwe verkoopruimtes en wachtplekken voor klanten, conform de Volvo vereisten. Omdat internet tegenwoordig minstens zo belangrijk is als een fysieke showroom, stond een eigen fotostudio hoog op de wensenlijst.”
Andere wensen/eisen waren een grotere opslagruimte voor zomer- en winterbanden en een nieuwe kantine. Volgens Martine was het een logische stap om het pand van beneden tot boven te verduurzamen. “Ook daar hebben we gekozen voor een grondige aanpak, met een eigen warmtepomp, zonnepanelen en energiezuinige ledverlichting.”
Negentig meter diep
Alle begin is moeilijk. Dat geldt helemaal voor een bedrijf dat tijdens de werkzaamheden zoveel mogelijk operationeel moet blijven. Soms was het schipperen, maar uiteindelijk is de operatie geslaagd. Eén van de ingrijpende klussen was het grondwerk voor de warmtepompinstallatie.
De werkzaamheden zijn uitgevoerd door Hooftman Geo Boortechniek. Geen toeval, want het bedrijf is van familie. “Er komt meer bij kijken dan je verwacht”, zegt Teun Hooftman over de keuze voor een warmtepomp. “Eerst is er een grondwateranalyse uitgevoerd. Daaruit bleek dat het haalbaar was. Vervolgens zijn rondom het pand zestien gaten geboord tot op negentig meter diepte.” De warmtepomp, van NIBE, en de collectoren staan in een nieuwe installatieruimte op de bovenste verdieping.
Extra isolatie
In de winter verwarmt de warmtepomp het pand tot 20 à 21 graden. In de zomer pompt het systeem grondwater van 6 à 7 graden door de vloerverwarming en uitstroom-openingen in het plafond zodat het pand afkoelt. Omdat een warmtepomp met lagere temperaturen werkt dan conventionele verwarming, zijn de wanden, het dak en de verwarmingsleidingen voorzien van een dikke laag isolatiemateriaal. Ook is het aangebouwde deel rondom voorzien van glas met een hoge isolatiewaarde. Teun Hooftman: “Er komt veel meer bij kijken dan alleen de warmtepompinstallatie zelf. Het goed inregelen van het systeem kost ook tijd. Dat hoort er allemaal bij als je voor nieuwe technologie kiest.”
Bandenheftruck
De technische ruimte en de bandenopslag zijn ondergebracht op de nieuwe tweede verdieping. In de bandenopslag is goed nagedacht over efficiënt ruimtegebruik en ergonomie. Alle opgeslagen wiel- en bandensets staan op pallets. Een elektrische bandenheftruck zorgt voor rugpijnvrij transport tussen de stellingen en de bandenlift.
Op de eerste verdieping is een nieuwe occasionshowroom ingericht - vroeger stonden de Volvo Used Cars op het buitenterrein - met daarachter de nieuwe bedrijfskantine. Nou ja, bedrijfskantine … Eigenlijk is ‘eetkamer’ hier beter op zijn plaats. De ruimte heeft een huiselijke uitstraling, met een lange houten tafel, comfortabele stoelen en rondom daglicht.
Hefbruggen opgeofferd
De showroom ademt dezelfde warme ‘huiskamersfeer’. De nieuwste Volvo-modellen staan ruim opgesteld, terwijl de grote glazen pui zorgt voor maximale inval van daglicht. Verspreid door de showroom zijn gezellige zitjes, verkoopruimtes en werkruimtes ingericht.
De indeling van het pand is onveranderd gebleven. Net als vroeger liggen de werkplaatsreceptie en de werkplaats direct achter de showroom. Het grote verschil met de oude situatie is de nieuwe, kamerbrede glaswand die de showroom van de werkplaats scheidt. “We hebben twee hefbruggen opgeofferd voor de nieuwe werkplaatsreceptie. Daardoor ontstond genoeg ruimte om een grote, nieuwe zij-ingang voor de werkplaats te maken”, vertelt Teun Hooftman.
Klantcontact
De enorme glaswand geeft een mooie doorkijk van de showroom op de werkplaats, en van de werkplaats naar de showroom. “Door de glaswand lopen de showroom en de werkplaats in elkaar over”, zegt Teun Hooftman. “Vroeger was het gebruikelijk om de showroom fysiek te scheiden van de werkplaats. In ons pand in Waddinxveen brachten we daar 10 jaar geleden al verandering in en dat is inmiddels binnen Volvo gemeengoed geworden.
De werkplaats is net zo belangrijk als de showroom.” Martine Hooftman vult aan: “Onze autotechnici zijn onze specialisten. Binnen het VPS-concept hebben technici rechtstreeks contact met klanten. Door de glazen wand kunnen klanten zien hoe hun persoonlijke autotechnicus aan hun auto werkt en werken sales en service beter samen.”
Samen oppakken
Volvo Personal Service schrijft voor dat autotechnici in teams van twee aan één auto werken. Dat betekent kortere doorlooptijden voor standaard werkzaamheden en lagere investeringen voor het dealerbedrijf omdat er minder hefbruggen nodig zijn. “VPS staat voor duurzaam, innovatief en ergonomisch werken”, aldus Martine Hooftman. “Voor ons en voor onze technici was de nieuwe werkwijze in het begin even wennen. Zeker omdat we de nieuwe manier van werken combineren met een nieuwe werkplaatsinrichting.Er is in korte tijd veel veranderd.”
Om de overgang naar de nieuwbouw en VPS zo soepel mogelijk te laten verlopen, zijn de medewerkers zo goed mogelijk bij het veranderproces betrokken. “We hebben hier veel van geleerd, ook hoe het niet moet. Ik ben er trots op dat iedereen het goed heeft opgepakt.”
Wielvrij heffen
Binnen VPS zijn de werkplaatsprocessen onlosmakelijk verbonden met de werkplaatsinrichting. Martine Hooftman: “De bouwwijze van auto’s verandert. Moderne auto’s hebben bodembeplating en hybride en elektrische auto’s zijn uitgerust met zware accupakketten. Met het oog op de toekomst hebben we zoveel mogelijk tweekoloms stempelhefbruggen geplaatst.” VPS schrijft een hefbrug met wielvrij hefsysteem voor. Schaarbruggen hadden in deze situatie ook gekund, maar stempelhefbruggen zien er mooier uit, vindt Teun Hooftman. “Als je nu vanuit de showroom door de glazen wand kijkt, ziet de werkplaats er altijd strak en opgeruimd uit. Ook als alle hefbruggen omhoog staan.”
Draadloos verbonden
In de werkplaats is veel aandacht geschonken aan de autotechniek van de toekomst. Elke werkplek is ‘ev-ready’ en geschikt voor hybride en elektrische auto’s. Ook connectiviteit heeft een groot stempel op de inrichting gedrukt. Elke werkplek heeft een eigen snelle wifi-verbinding, een laptop-console en een groot tft-scherm. Martine Hooftman: “De allernieuwste Volvo-modellen zijn draadloos verbonden met de werkplaats. Bij aankomst geeft de auto in de nabije toekomst een storing al automatisch door. De autotechnicus kan de foutcodes aflezen voordat de klant aan de receptie staat. Dat heeft op den duur ook voordelen voor de werkplaatsplanning. Door de auto vooraf uit te lezen kunnen we beter inschatten hoeveel tijd het kost in de werkplaatsplanning.”
Gereedschap delen
In de oude werkplaats had iedere autotechnicus een eigen gereedschapskar. In de nieuwe werkplaats is het gereedschap werkplekgebonden. Bij elke hefbrug hangt een kabinet met standaard gereedschap. Speciaalgereedschap ligt in een opbergkast op een centrale plek in de werkplaats. Voor het verplaatsen van zwaar gereedschap en onderdelen heeft elke werkplek een eigen trolley. De werkplaats is opgedeeld in twee stukken. In het voorste deel staan de hefbruggen met een eigen overheaddeur, zodat het vloeroppervlak optimaal wordt benut. De bandenservicehoek en de revisiehoek staan in een apart deel van de werkplaats achter een scheidingswand.
Duurzaamheid: liever investeren dan uitstellen
Met alle energiebesparende maatregelen loopt Hooftman in Woerden vooruit op strengere eisen die de overheid de komende jaren aan het bedrijfsleven gaat opleggen. “Als ondernemer ontkom je niet aan maatregelen op het gebied van verduurzaming en energiebesparing. De duurzaamheidsvisie 2030 van de gemeente Woerden was hierin een extra bevestiging. Dan kun je er maar beter zo vroeg mogelijk mee beginnen”, vinden Ivor en Martine Hooftman. Aanpakken in plaats van uitstellen heeft nog een voordeel. “Hoe eerder je begint, hoe sneller de investering zichzelf terugverdient.”
Technologie stimuleert verandering
Nieuwe technologie staat aan de basis van Volvo Personal Service. “Tien jaar geleden was het onmogelijk geweest om VPS door te voeren”, constateert Ivor Hooftman. “Er is de laatste jaren een enorme slag gemaakt op het gebied van automatisering. Dat schept nieuwe kansen voor het dealerbedrijf om dichter bij klanten te staan.” Martine Hooftman bevestigt dat. “Autotechnici kunnen met hun smartphone snel en laagdrempelig met klanten communiceren. De interne bedrijfsprocessen lopen soepeler omdat iedereen een eigen laptop heeft. ICT maakt de processen binnen het autobedrijf efficiënter. Ook daardoor blijft er meer tijd over voor het contact met klanten.”
Lachen naar het vogeltje
Tegenwoordig heeft elk autobedrijf twee showrooms: een fysieke showroom en een virtuele showroom. Van de twee showrooms is de digitale variant misschien wel de belangrijkste. “Nieuwe klanten zien onze website meestal eerder dan ons bedrijfspand”, zegt Ivor Hooftman. “Dat geldt ook voor onze voorraad. Een goede online presentatie met goede foto’s helpt om auto’s sneller te verkopen.” In Woerden heeft Hooftman een professionele fotostudio ingericht. Auto’s worden op een draaiplateau gereden, waarna vaste camera’s grotendeels geautomatiseerd een fotoserie maken. Alleen voor de interieurfoto’s, detailfoto’s, en exterieurfoto’s met geopende motorkap, portieren en licht aan/licht uit is menselijke tussenkomst nodig. Ivor Hooftman: “Een fotosessie duurt gemiddeld 45 minuten. Het camerasysteem heeft ingebouwde kentekenherkenning zodat de foto’s automatisch aan de juiste auto en advertentie worden gekoppeld. De fotostudio bespaart tijd en zorgt voor een consistente online presentatie. Elke auto, die in de fotostudio is geweest, wordt altijd op precies dezelfde manier gepresenteerd.”
Sleutelen en praten
Zoals gezegd werken autotechnici binnen VPS zoveel als mogelijk samen aan dezelfde auto. Ook hebben de technici rechtstreeks contact met klanten. Bijvoorbeeld als er tijdens het werkplaatsbezoek aanvullende reparaties nodig zijn. In de werkplaats heeft iedereen eigen visitekaartjes en een zakelijke telefoon. “De totale manier van werken is anders met VPS”, vertelt Martine Hooftman. “Iedereen is uitgebreid getraind voor de nieuwe manier van werken. Als je gewend bent om alleen te sleutelen, is het een grote overgang als je ook met klanten moet praten. Dat is een verandering die je niet in één week doorvoert. Daarom doen we dat in fasen. Het einddoel staat vast, maar iedereen krijgt de ruimte om het in zijn eigen tempo op te pakken.”
Klaar voor morgen
In het nieuwe pand van Hooftman gaan de nieuwste inzichten op het gebied van werkprocessen samen met de nieuwste kijk op duurzaamheid en efficiëntie. Hoewel Ivor, Martine en Teun Hooftman toegeven dat het een bijzonder intensief traject is geweest, overtreft het eindresultaat hun verwachtingen ruimschoots. “Er komt ontzettend veel bij kijken. Tijdens de verbouwing lopen dingen altijd anders dan je verwacht”, stelt Martine Hooftman vast. “We zijn blij dat Teun de verbouwing heeft geleid. Daardoor konden wij ons grotendeels richten op de bedrijfsvoering en de lopende zaken. Wat er de komende jaren gaat veranderen in de branche, en vooral wanneer, kan niemand voorspellen. Eén ding staat voor ons vast: met dit pand zijn we er klaar voor.”
‘In deze werkplaats is over elk detail nagedacht’
Voor werkplaatsinrichter Stokvis Equipment was het een uitdaging om de principes van Volvo Personal Service te combineren met de individuele ondernemerswensen van de opdrachtgever. “VPS stelt een aantal harde eisen aan de indeling en de inrichting van de werkplaats”, zegt accountmanager Marc van Gestel van Stokvis Equipment. “Uiteindelijk is er een ontwerp tot stand gekomen waar iedereen tevreden mee is.” VPS schrijft hefbruggen met een wielvrij hefsysteem voor. Dat kunnen schaarhefbruggen of stempelhefbruggen zijn. “Hooftman heeft gekozen voor stempelhefbruggen. Een duurdere oplossing, maar daardoor ziet de werkplaats er strakker uit, en de techniek is onderhoudsvriendelijk.”
Dikte van de chroomlaag
In de werkplaats valt op dat Hooftman overal heeft gekozen voor hoogwaardige equipment. Aan duurzaamheid is ook gedacht: de hefcilinders van de stempelbruggen zijn gevuld met milieuvriendelijke olie en de hefbruggen gaan omhoog en omlaag op zonne-energie. Marc van Gestel: “Teun Hooftman is een echte aftersalesman en hij heeft dit ingezet om zijn kinderen van een goed advies te voorzien bij de inrichting van e werkplaats. Hij weet alles van equipment, verdiept zich in de specificaties en let op de kleinste details. Zo wilde hij precies weten hoe dik de chroomlaag op de hefcilinders van de stempelhefbruggen is. Bij de keuze voor equipment stonden kwaliteit en ergonomie voorop. Samen sparren over de beste oplossing maakt het verkoopproces extra leuk.” Het eindresultaat is een gebruiksvriendelijke werkplaats met hoogwaardige equipment en een strakke uitstraling, aldus Van Gestel. “Ook voor ons was het een bijzonder project. We kijken er met plezier op terug.”
De werkplaats van... Wil je binnenkijken in de nieuwe en moderne werkplaats van Hooftman? Kijk op www.amt.nl/Werkplaats-hooftman.
