Toegang tot digitaal onderhoudsboekje:
Niet eenvoudig, wel nuttig
Digitalisering zou het leven gemakkelijker moeten maken. Toch pakt dat in de praktijk weleens anders uit. Het invullen van een digitaal onderhoudsboekje is meestal omslachtiger dan het afstempelen van een papieren onderhoudsboekje. Als autobedrijf zelf aan de slag met DSR? Hier lees je wat er bij komt kijken.
Lees verder
Mazda begon in 2005 met een digitaal onderhoudsboekje. Een digitaal onderhoudsboekje heet officieel trouwens Digital Service Record (DSR) of, in goed Nederlands, Digitaal Service Boek (DSB). Net als in een papieren onderhoudsboekje bevat een digitaal onderhoudsboekje een overzicht van alle onderhoudswerkzaamheden en reparatie die aan een auto zijn uitgevoerd. Ook kilometerstand en datum staan er keurig bij. De gegevens staan op een centrale server van de autofabrikant. Dat is veilig, zo redeneren fabrikanten, wat alleen geregistreerde autobedrijven kunnen erbij. In theorie heeft een DSR grote voordelen – met name voor de fabrikant. Voor onafhankelijke autobedrijven betekent het vooral veel extra uitzoekwerk.
Voor- en nadelen
Een digitale onderhoudshistorie heeft voordelen en nadelen. Beveiligde digitale gegevens raken minder snel zoek dan een papieren onderhoudsboekje. Bovendien kan een autobedrijf in de digitale geschiedenis terugzien welke werkzaamheden op welk moment zijn uitgevoerd. Op basis van digitale informatie is het eenvoudiger om de klant een herinnering voor een onderhoudsbeurt of een reparatie te sturen. Nadelen zijn er ook. Heb je als (niet-merkgebonden) autobedrijf geen toegang tot het digitale onderhoudsboekje, dan weet je niets over het onderhoudsverleden van een voertuig. In deze situatie is het evenmin mogelijk om zelf uitgevoerde werkzaamheden aan de digitale historie toe te voegen. Tot slot komen de gegevens die jij online invoert, direct terecht bij de fabrikant.
DSR: primeur voor Mazda
Mazda begon in 2005 als eerste autofabrikant met een digitaal onderhoudsboekje. De Mazda 5 en Mazda MX-5 hadden de primeur. In een persbericht benadrukt Mazda de voordelen van digitale gegevensopslag: de data staat op een beschermde server en alle kilometerstanden, garantie-informatie en onderhoudshandelingen worden op een centrale plek opgeslagen. Ook is een digitaal onderhoudsboekje minder fraudegevoelig dan een papieren document, aldus Mazda. Sinds 2012 is het digitale onderhoudsverleden geïntegreerd in de MyMazda App.
Zelf regelen
In de Europese Euro 5-wetgeving is vastgelegd dat niet-merkgebonden autobedrijven toegang moeten krijgen tot het elektronische onderhoudsboekje. In de praktijk is dat gemakkelijker gezegd dan gedaan. Automerken organiseren de DSR-toegang allemaal op een andere manier. Wanneer je deze toegang als autobedrijf zelf wilt regelen, gaat daar behoorlijk wat tijd in zitten. Voor één merk of een paar merken is dat wel te doen. Maar het wordt een stuk ingewikkelder als je heel veel verschillende automerken in de werkplaats krijgt. Hoe meer automerken, hoe meer inlogcodes en wachtwoorden je immers moet aanmaken (en bijhouden).
Gapend gat
Heb je eenmaal een eigen account bij een fabrikant dan volgt de volgende uitdaging. Nadat je bent aangemeld en ingelogd moet je zelf je weg zoeken door de software. Kom je daar zelf niet uit, dan ben je aangewezen op een helpdesk. Veel extra handelingen kortom die allemaal moeite kosten – meer moeite dan een papieren onderhoudsboekje invullen en afstempelen. Het is dus niet zo vreemd dat veel autobedrijven liever uit de buurt van digitale onderhoudsboekjes blijven. Ze voeren het onderhoud keurig volgens de voorschriften uit en geven de klant een gespecificeerde werkplaatsfactuur mee. Op zichzelf is daar niets mis mee. Totdat de klant de auto op een zeker moment verkoopt of inruilt. Plotseling zit er een gapend gat in de digitale historie. En dat kan een negatieve invloed hebben op de verkoopwaarde van de auto. Het (mogelijke) resultaat? Een teleurgestelde en/of ontevreden werkplaatsklant.
Drie weken
Voor de waarde van een auto is een sluitende digitale onderhoudshistorie net zo belangrijk als een sluitende historie op papier. Daarnaast maak je als autobedrijf een professionele indruk wanneer je de klant vertelt dat je het digitale boekje hebt ingevuld. Jezelf verdiepen in digitaal onderhoud heeft dus wel degelijk toegevoegde waarde. Voor de klant en voor jezelf. Diagnosespecialist Frank Bouman weet alles van digitale onderhoudsboekjes. Als autobedrijf zelf de juiste weg vinden, is niet eenvoudig, ontdekte hij vijf jaar geleden. Het aanmelden bij het Digitale Serviceregister van Mazda kostte hem en een van zijn autotechnici niet minder dan drie weken. “De website is onduidelijk en de klantenservice is niet goed op de hoogte”, stelde hij toen vast.
Handleidingen
Op basis van zijn eigen ervaringen richtte Bouman 2ndbit.com op. Op deze website legt hij uit hoe je jezelf kunt aanmelden bij de DSR-portals van verschillende autofabrikanten. Tegen betaling krijg je toegang tot een stap-voor-stap-handleiding waarin staat hoe je een account aanmaakt en hoe je het digitale onderhoudsboekje invult. In totaal zocht Bouman de procedures uit voor veertien automerken, van Audi tot Volkswagen. “Met behulp van de handleidingen kan je bij de meeste merken binnen een minuut de historie inzien en updaten.” Inzicht in de digitale historie heeft veel toegevoegde waarde voor het autobedrijf, vindt hij. “Zo lang de digitale historie netjes is ingevuld, kan je op basis van het chassisnummer precies zien wat er aan een auto is gebeurd.” Omdat autofabrikanten de inlogprocedures regelmatig veranderen, past Bouman de handleidingen doorlopend aan.
ZELF DOEN OF UITBESTEDEN?
Houd je van een uitdaging of vind je het gewoon leuk om jezelf ergens in vast te bijten? Dan is het zeker mogelijk om zelf toegang te regelen tot een DSR-portal. Heb je geen zin om zelf het wiel uit te vinden, dan heeft 2ndbit.com een kant en klare oplossing. Via de website kan je tegen betaling voor veertien verschillende DSR-portals een handleiding downloaden. Dat kan per merk of voor alle merken tegelijk.
Importauto’s
Toegang tot de digitale onderhoudshistorie is niet alleen nuttig voor de werkplaats. Het heeft ook voordelen voor de verkoopafdeling. “Wanneer je als autobedrijf een gebruikte auto met een digitaal onderhoudsboekje inkoopt, kan je inloggen en de digitale historie inzien”, licht Bouman toe. “Zo weet je of het onderhoud up-to-date is en wanneer bepaalde werkzaamheden zijn uitgevoerd.” Omdat het DSR wordt bijgehouden op basis van het chassisnummer werkt dat niet alleen bij Nederlandse auto’s maar ook bij importauto’s. Volgens Bouman maakt het een goede indruk op klanten als je zelf aan de slag gaat met digitaal onderhoud. “Als jij het digitale boekje wel invult, en jouw buurman doet het niet, dan is dat een kans om jezelf positief te onderscheiden. Persoonlijk vind ik dat je als modern autobedrijf niet om het digitale onderhoudsboekje heen kunt. Wanneer je serieus met je vak bezig bent, hoort DSR er gewoon bij.”
